Das Smartphone aus der Tasche geholt, fix die Sitzungsunterlagen für den nächsten Kreistag runtergeladen, eigene Notizen hinzugefügt, kurz mit den FraktionskollegInnen im Chat zu einem wichtigen Punkt auf der Tagesordnung ausgetauscht, das Smartphone wandert zurück in die Tasche – und zur nächsten Kreistagssitzung stehen alle nötigen Infos auf dem mobilen Gerät auch offline zur Verfügung. So könnte die Zukunft der politischen Gremienarbeit im Landkreis Lüchow-Dannenberg aussehen.
Voraussichtlich ab Oktober 2022 wird die Kreisverwaltung den Abgeordneten die Sitzungsunterlagen zum Kreistag und seinen Ausschüssen komplett digital zur Verfügung stellen – und folgt damit dem Beispiel einiger Nachbarlandkreise, die teils schon seit Jahren so verfahren.
„Das ist ein enormer Fortschritt gegenüber dem Status quo“, erklärt Landrätin Dagmar Schulz. Aktuell versendet die Kreisverwaltung die Ladungen und Protokolle per E-Mail an eine Vielzahl von Gremienmitgliedern. Ein Drittel erhält die Unterlagen zudem immer noch in Papierform auf dem Postweg. Bei rund 65 Sitzungen des Kreistags und seiner Fachausschüsse fallen dabei jährlich etwa 150.000 Druckseiten an, rechnet die Verwaltungschefin vor. Dazu komme der manuelle Aufwand für das Drucken, Sortieren und Eintüten der Unterlagen: Für Papier, Druck, Porto und Personal seien derzeit jährlich rund 15.700 Euro zu veranschlagen. „Zukünftig steht bei uns ressourcenschonendes Verwaltungshandeln im Vordergrund.“
Für den Umstieg auf einen „papierlosen Gremiendienst“ wird die Software Mandatos der Salzwedeler Firma Somacos zum Einsatz kommen. Nach einmaligem Aufwand für die Beschaffung der Lizenzen fallen nur noch überschaubare monatliche Gebühren an, erläutert Schulz. „Die Abgeordneten laden eine einfache App auf ihren Laptop, ihr Tablet oder ihr Smartphone und haben schnell und einfach Zugriff auf alle nötigen Unterlagen, inklusive der Möglichkeit zur Volltext-Recherche.“ Interessant für KreispolitikerInnen, die auf Samtgemeinde-Ebene ein weiteres Mandat haben: Mehrere Mandate könnten über ein und dieselbe Anwendung aufgerufen und bearbeitet werden. Die Samtgemeinde Gartow hat bereits angekündigt, noch im laufenden Jahr Mandatos einzuführen.